Código de Ética e Conduta da PHB do Brasil

Introdução

A PHB do Brasil exerce suas atividades pautada em valores éticos e considera essencial que todos os seus colaboradores observem e zelem pela manutenção desses valores no desempenho de suas funções e relações, tanto no âmbito interno quanto no externo, perante clientes, comunidades, autoridades públicas, organizações não governamentais e terceiros em geral.

Diante do exposto e em consonância com as melhores práticas de mercado, a PHB do Brasil estabelece este Código de Ética e Conduta.

Nossos compromissos

Cumprimos a legislação aplicável e agimos de forma íntegra, honesta, ética, transparente, diligente e imparcial no exercício de nossas atividades.

Condutas

• Agir com honestidade, integridade, ética, transparência, diligência e lealdade em todas as atividades, assim como no relacionamento com fornecedores, prestadores de serviços, órgãos reguladores e autorreguladores, órgãos públicos, meios de comunicação e qualquer pessoa física ou jurídica que realize ou venha a realizar negócios com a PHB do Brasil;
• Cumprir a legislação aplicável aos negócios da PHB do Brasil, assim como participar de treinamentos para atualização sobre aspectos legais e regulatórios;
• Cumprir e zelar por este Código de Ética e Conduta, pelo Manual de Compliance e pelas políticas da empresa, bem como pelas legislações nacionais e internacionais aplicáveis aos negócios da PHB do Brasil;
• Proteger e utilizar os ativos financeiros e físicos, assim como quaisquer outras informações provenientes da PHB do Brasil, apenas para fins comerciais legítimos;
• Evitar práticas que gerem conflito de interesses;
• Não tomar decisões baseadas em condições ou características pessoais não relacionadas ao trabalho ou aos negócios, como gênero, incluindo identidade ou expressão de gênero e orientação sexual, idade, origem, raça, crença, orientação política, estado civil, condições de saúde ou deficiência, condição financeira, entre outras;
• Divulgar os compromissos e as condutas previstos neste Código de Ética e Conduta a todas as equipes de trabalho, subordinados, fornecedores, clientes e terceiros que se relacionem com a PHB do Brasil;
• Zelar pela correta aplicação das disposições deste Código de Ética e Conduta e adotar medidas para corrigir desvios de conduta; e
• Reportar imediatamente ao Departamento de Compliance qualquer desvio, violação ou indício de violação da legislação ou das regras deste Código de Ética e Conduta.

É fundamental que as atitudes e os comportamentos de cada colaborador jamais coloquem em risco a segurança financeira e patrimonial, bem como a imagem corporativa e institucional da PHB do Brasil.

Ambiente de trabalho

O ambiente de trabalho da PHB do Brasil deve refletir seus princípios e valores.

Independentemente do cargo ou da posição, o ambiente de trabalho deve ser pautado pelo respeito mútuo e pelo trabalho em equipe.

Temos uma cultura de diversidade, tolerância e aprendizado com os erros, repudiando qualquer tipo de intimidação, pressão ou desconfiança.

Respeitamos a diversidade e os direitos humanos. Não toleramos discriminação de qualquer natureza, seja com base em idade, etnia, credo religioso ou político, sexo, gênero, orientação sexual, origem geográfica ou qualquer outra condição pessoal.

Não toleramos e repudiamos qualquer forma de assédio moral ou sexual.

Respeitamos os direitos dos trabalhadores definidos na legislação ou em acordos e convenções coletivas, particularmente quanto à remuneração, às horas de trabalho e descanso, às acomodações, à higiene e alimentação, à liberdade de associação e à negociação coletiva. Zelamos pela segurança e pela saúde ocupacional de nossos colaboradores.

Não fazemos negócios com organizações envolvidas, direta ou indiretamente, com trabalho forçado, trabalho em condição análoga à escravidão ou trabalho infantil, nem financiamos essas atividades.

Condutas

• Tratar todos os colaboradores, fornecedores, clientes, membros da comunidade e demais partes interessadas com respeito e cordialidade, sem qualquer tipo de discriminação;
• Orientar todas as decisões por aspectos relacionados ao trabalho ou aos negócios e pela proteção dos interesses da PHB do Brasil;
• Não tomar decisões baseadas em condições ou características pessoais, como gênero, incluindo identidade ou expressão de gênero, orientação sexual, idade, origem, raça, crença, orientação política, estado civil, condições de saúde ou deficiência, condição financeira, entre outras;
• Prevenir e combater o assédio moral ou sexual, relacionado ou não a qualquer tipo de discriminação;
• Considerar os riscos para a segurança e a saúde dos trabalhadores, das comunidades e de outras partes potencialmente afetadas por nossas atividades antes de tomar decisões ou agir;
• Não atuar em campanhas políticas como representante da PHB do Brasil, especialmente ao se comunicar com outros colaboradores, fornecedores, clientes ou demais partes interessadas; e
• Não participar de campanhas políticas no horário ou local de trabalho, nem utilizar recursos, contatos ou informações obtidos no contexto profissional com a PHB do Brasil.

Conflito de interesses

Não permitimos que os colaboradores exerçam atividades conflitantes com os interesses da PHB do Brasil.

Todas as situações de conflito de interesses, sejam efetivas, potenciais ou aparentes, decorrentes de relacionamentos pessoais ou profissionais com clientes, fornecedores, concorrentes ou colaboradores, deverão ser imediatamente reportadas ao Departamento de Compliance.

Condutas

• Não utilizar sua posição na PHB do Brasil para influenciar decisões que favoreçam interesses próprios ou de terceiros em detrimento dos interesses da empresa ou de seus clientes;
• Não obter vantagem para si ou para terceiros em oportunidades comerciais pertencentes à PHB do Brasil;
• Não utilizar bens ou recursos da PHB do Brasil para finalidades pessoais;
• Analisar as informações disponíveis para verificar potenciais conflitos de interesses ao contratar novos colaboradores, fornecedores ou parceiros de negócio, ao iniciar novas atividades ou tarefas na PHB do Brasil e ao conduzir novos investimentos;
• Não conduzir negociações sem o devido conhecimento da PHB do Brasil ou que possam trazer prejuízos reais ou potenciais à empresa;
• Não receber qualquer remuneração que:
  1. possa caracterizar benefício exclusivo, ou seja, benefício concedido com base unicamente em critérios subjetivos ou que privilegie determinados indivíduos em detrimento de outros, considerando interesses, influência, posição, relacionamentos ou qualquer outro critério discriminatório;
  2. implique prejuízo ou desvio de oportunidade de negócios para a PHB do Brasil; ou
  3. não tenha sido previamente acordada, formalizada e respaldada pelo vínculo profissional com a PHB do Brasil.
• Não conduzir atividades que permitam a um colaborador ou a pessoa de seu convívio pessoal ou familiar obter ganhos ou benefícios indevidos, ilegais, contrários às disposições deste Código de Ética e Conduta ou prejudiciais à PHB do Brasil;
• Não atuar em transações que envolvam pessoas ou organizações nas quais o colaborador ou qualquer membro de sua família, incluindo pai, mãe, cônjuge, filhos e parentes até o segundo grau, possua interesse financeiro ou não financeiro, direto ou indireto;
• Não conduzir atividades que concorram diretamente com as atividades desenvolvidas pela PHB do Brasil;
• Comunicar ao gestor, contratante ou superior imediato quaisquer situações pessoais ou comerciais que possam caracterizar potenciais conflitos de interesses;
• Afastar a pessoa envolvida das discussões e deliberações sobre o potencial conflito de interesses até sua resolução; e
• Informar o Departamento de Compliance sobre vínculos pessoais ou familiares na contratação de colaboradores ou terceiros.

Patrimônio e segurança da informação

Utilizamos os equipamentos e as informações da PHB do Brasil com o devido cuidado e segurança. Protegemos os bens, recursos e informações próprios e de terceiros de acordo com a legislação e com os contratos firmados com seus proprietários.

Todos os equipamentos, dados e comunicações transmitidos ou armazenados nesses equipamentos são de propriedade da PHB do Brasil e devem ser utilizados estritamente no desempenho das atividades profissionais.

Somos responsáveis por resguardar a confidencialidade das informações às quais temos acesso por determinação legal, contratual ou em razão do exercício de nossas atividades. O acesso a informações confidenciais e privilegiadas deve ser limitado aos colaboradores que necessitem delas para a realização de atividades profissionais. Essas informações não podem ser compartilhadas com colaboradores externos à operação ou transação, nem com terceiros, ainda que no ambiente de convívio pessoal ou familiar.

Condutas

• Manusear os bens e recursos adequadamente e zelar por sua manutenção;
• Não utilizar equipamentos sem habilitação e autorização;
• Zelar pelos recursos da PHB do Brasil, assegurando que os custos sejam razoáveis, diretamente relacionados ao negócio e devidamente registrados;
• Manter arquivos eletrônicos e documentos de trabalho em sistemas que permitam a recuperação e a segurança das informações;
• Manter registros de todas as transações, despesas e receitas relacionadas aos negócios da PHB do Brasil;
• Não copiar, baixar, utilizar ou reproduzir informações, sistemas, projetos de engenharia, projetos de informática, obras tecnológicas, artísticas ou culturais ou outros conteúdos protegidos por direitos autorais ou patentes sem autorização dos proprietários;
• Compartilhar ou transmitir informações confidenciais somente com colaboradores e pessoas que necessitem utilizá-las em suas tarefas e que estejam sujeitos a obrigações de confidencialidade, ou nos casos previstos em lei;
• Ter cuidado ao compartilhar informações por meio eletrônico e ao manusear informações confidenciais em locais públicos, como aeroportos e restaurantes; e
• Não utilizar bens e recursos para fins pessoais ou fora do ambiente e das situações de trabalho.

Gestão ambiental

Buscamos prevenir a poluição e a degradação ambiental e apoiamos o uso sustentável dos recursos naturais.

Condutas

• Evitar o desperdício no uso de recursos naturais, como matérias-primas, insumos, água e energia, e desenvolver iniciativas para reduzir seu consumo e promover a reciclagem;
• Prevenir a poluição decorrente das atividades da PHB do Brasil, incluindo efluentes, resíduos, emissões, ruídos, contaminação do solo e da água, desmatamento e outras formas de impacto ambiental; e
• Zelar para que os procedimentos dos sistemas de gestão da PHB do Brasil estejam alinhados aos princípios e valores deste Código de Ética e Conduta.

Concorrência e antitruste

Respeitamos as leis de concorrência e contribuímos para a manutenção de mercados competitivos. Atuamos com ética e prudência na obtenção de informações sobre nossos concorrentes, sempre em conformidade com a legislação.

Condutas

• Não adotar condutas anticompetitivas, como celebrar acordos com concorrentes que possam influenciar preços, afetar a concorrência em licitações, dividir clientes ou mercados, restringir a disponibilidade de produtos ou serviços ou divulgar ou compartilhar informações confidenciais; e
• Não solicitar nem utilizar informações sobre concorrentes que não sejam públicas ou legalmente acessíveis.

Combate à lavagem de dinheiro

Atuamos de acordo com a legislação e com nossas políticas para prevenir a lavagem de dinheiro e o financiamento do terrorismo nas jurisdições em que operamos.

Condutas

• Antes de estabelecer negócios com terceiros, obter informações sobre eles e sobre os recursos envolvidos na transação, classificar os riscos do negócio de acordo com as informações obtidas, monitorar as transações que apresentem riscos elevados, recusar negócios quando houver suspeitas de operações ilícitas e reportar situações suspeitas às autoridades competentes;
• Treinar os colaboradores para prevenir a lavagem de dinheiro e o financiamento do terrorismo; e
• Manter registros das verificações prévias realizadas e documentação adequada para eventual consulta.

Doações e patrocínios

Buscamos integrar os interesses institucionais e comerciais da PHB do Brasil aos critérios de definição e concessão de patrocínios, doações e investimentos sociais.

As doações e os patrocínios devem ser realizados de forma transparente e devidamente registrados na contabilidade. Toda doação ou patrocínio deverá ser previamente autorizado pelo Departamento de Compliance da PHB do Brasil.

Condutas

• Não prometer, oferecer, autorizar ou realizar, direta ou indiretamente, doação ou patrocínio sem a devida autorização;
• Realizar doações ou patrocínios apenas para entidades regularmente constituídas. Não será permitida a doação ou o patrocínio a pessoas físicas, independentemente do valor, exceto nos casos de bônus ou prêmios em concursos previamente estabelecidos ou legitimamente concedidos aos colaboradores;
• Não realizar, oferecer, autorizar ou prometer contribuições políticas a partidos ou candidatos a cargos públicos com recursos da PHB do Brasil ou em nome da empresa; e
• Realizar eventuais doações por depósito em conta bancária do beneficiário final, jamais em dinheiro ou em conta distinta da conta do beneficiário.

Interação com terceiros e política de presentes

Não participamos nem toleramos situações que possam ser caracterizadas como corrupção, suborno ou propina. Para cumprir esse compromisso, adotamos políticas específicas de interação com terceiros e critérios para oferecer ou receber presentes.

Condutas na interação com o setor público

• Todos os colaboradores devem conhecer e cumprir a política da PHB do Brasil de prevenção à lavagem de dinheiro, à corrupção e ao financiamento do terrorismo;
• Não oferecer pagamentos, favores ou vantagens indevidas a fornecedores, clientes ou agentes públicos com o objetivo de obter vantagens, benefícios ou ganhos ou de influenciar decisões, de forma que possam ser entendidos como suborno, corrupção ou qualquer outra prática ilegal;
• Não aceitar presentes de agentes públicos que impliquem obrigação ou contrapartida para tratamento preferencial na obtenção de contratos, serviços, mercadorias ou negócios;
• Não oferecer ou entregar brindes, valores, cortesias ou qualquer outro benefício a agentes públicos que implique obrigação ou contrapartida relacionada à prática de atos de ofício;
• Comunicar imediatamente ao Departamento de Compliance situações envolvendo oferta ou recebimento de presentes, solicitação ou proposta de pagamento, benefício ou qualquer outra vantagem indevida por representantes de fornecedores, clientes, pessoas politicamente expostas ou agentes públicos; e
• Comunicar imediatamente ao Departamento de Compliance casos de colaboradores envolvidos em corrupção, para aplicação das medidas cabíveis.

Condutas na interação com o setor privado

Eventuais presentes oferecidos ou recebidos pela PHB do Brasil devem ser compatíveis com suas atividades e atender aos seguintes critérios:

• Estar vinculados à propaganda ou à divulgação da PHB do Brasil ou ser oferecidos por ocasião de datas comemorativas ou eventos promovidos para partes interessadas. Seu valor comercial deve ser nulo ou inferior a R$ 1.000,00 (mil reais), e o presente não pode consistir em dinheiro ou equivalente, como cartão de crédito;
• Em casos excepcionais, presentes podem ser oferecidos ou aceitos de clientes e fornecedores do setor privado na forma de hospitalidade, como passagens, diárias de hotel e refeições, em valores superiores ao limite anual indicado, quando relacionados a eventos institucionais destinados à promoção dos negócios da PHB do Brasil. A oferta deve ser destinada à PHB do Brasil, e não a pessoas específicas, e não pode ser concedido mais de um presente à mesma pessoa no período de 12 meses;
• Não solicitar, exigir ou receber presentes para si, para familiares ou para outras pessoas não relacionadas aos negócios da PHB do Brasil; e
• Não insinuar nem transmitir a impressão de que a conclusão de uma operação ou negócio depende do recebimento de presente ou favor.

Antes de decidir pela oferta de presentes, é necessário:

1. verificar se o destinatário possui restrições em razão da legislação aplicável ou de suas políticas internas;
2. privilegiar instituições, e não indivíduos, como no caso de doação de livros a uma biblioteca institucional;
3. oferecer apoio à participação em eventos para a instituição, e não para um participante específico; e
4. não oferecer presentes que possam ser percebidos ou caracterizados como suborno ou tentativa de facilitação a pessoas que tenham poder para beneficiar a PHB do Brasil em razão do cargo que ocupam ou da atividade que exercem.

Ao receber uma oferta de presente, o colaborador deve:

1. agradecer a oferta; e
2. manifestar-se caso haja conflito de interesses ou interesse particular relacionado ao tema, ao presente ou à pessoa envolvida e recusar a oferta educadamente. Em caso de dúvida, deverá consultar o Departamento de Compliance da PHB do Brasil e se afastar das discussões e deliberações sobre o recebimento do presente até que a dúvida seja esclarecida.

Quando for necessário recusar uma oferta, mas não for possível devolver o presente, como no caso de itens enviados sem identificação do remetente, o Departamento de Compliance deverá definir sua destinação adequada. Entre as possibilidades estão a doação a entidades filantrópicas, assistenciais ou educacionais e a destruição apropriada, especialmente no caso de armas e munições, tabaco, bebidas alcoólicas destiladas, pornografia, conteúdos ofensivos ou que violem direitos humanos e produtos não autorizados para uso no país, como medicamentos, drogas e outros produtos químicos. As autoridades competentes deverão ser comunicadas quando exigido por lei ou necessário para garantir a segurança dos colaboradores.

• Os responsáveis também devem registrar as doações ou destruições de presentes recebidos e recusados; e
• Deve ser mantido registro dos presentes oferecidos, recebidos ou devolvidos e da destinação dada a eles.

Disposições finais